+7 (962) 684-65-00
admin@oooat.ru

СПб: +7 (962) 684-65-00
МСК: +7 (967) 167-77-27
Skype: algortrans

Система управления складом (WMS). Подготовительный этап. Концептуальное проектирование.

Будем исходить из того, что вы знаете, что из себя представляет  WMS,  и сейчас находись на стадии обсуждения того, нужно ли вам ее внедрение и каким образом организовать процесс, чтобы отдача от вложенных  средств была максимальной.

На первый вопрос мы ответим -  «да», хотя бы по той причине, что   если он  возник, значит вы видите собственную перспективу на этом рынке, а без внедрения новых технологий невозможно выживание в условиях конкуренции. 

Организация  процесса

Есть два типа ошибок, которые могут быть допущены на этапе проектирования системы - технические и стратегические. Первые в каком-то смысле неизбежны и устранимы на этапе тестирования/отладки, а для преодоления  других могут быть затрачены такие средства, что иногда проще все начать заново. Поэтому, если вы непосредственно руководите проектом, ваша основная задача не допустить именно стратегических ошибок.

Важнейшая часть внедрения –  этап сбора и анализа информации, это фундамент всей последующий работы. Вы изучаете предложения на рынке и параллельно строите собственную модель эффективного взаимодействия ВСЕХ заинтересованных служб (Поставщик – Офис – Склад –  Служба доставки - Клиент –  Ваши XY). Не нужно думать, что у исполнителя, который уже проектировал систему для ведущих логистический компаний бла-бла-бла, есть готовое решение, и он сам знает, как  сделать вам хорошо. Все качественные и по-настоящему удобные продукты индивидуальны, хотя и построены из типовых компонентов. Это как сшить пиджак по вашим меркам, вроде бы ничего нового, но сидит идеально.

По данным зарубежных исследований, только 40% внедренных WMS оправдали ожидания заказчиков. Не торопитесь. Посетите специализированные выставки, конференции, походите по презентациям, прежде чем определитесь с исполнителем. Очень полезно съездить на склады, где системы уже работают, пообщаться с персоналом. Наш исполнитель организовывал нам несколько подобных рекламных экскурсий, а впоследствии мы и сами принимали коллег на наших складах. 

Чем больше структурированной информации о работе  вашего склада вы дадите исполнителю, тем более качественный результат получите на выходе. Будьте плохим парнем, будьте занудой, но добейтесь, чтобы концептуальная  модель была максимальна адекватна  всем вашим запросам. 

На что следует  обратить внимание и на какие вопросы нужно ответить:

-в разработке модели должны участвовать все стороны, которые составляют единую коммуникативную среду, поэтому определите структурные подразделения, с которыми вы предполагаете обмениваться данными (производство, поставщик, транспортная служба, склад, офис, клиент, банк и пр.);
-какими данными, в каком режиме, через какие каналы связи и в каком формате (!) вы обмениваетесь;
-какими средствами будет решена проблема конверсии, экспорта и совмещения различных форматов данных,  в том числе, с уже установленными программными  продуктами;
-масштабируемость системы(к примеру, через некоторое время вы начнете  осваивать дополнительные  складские мощности, соответственно, нагрузка на все компоненты системы увеличится; позволяет ли система решить подобную проблему  за счет введения дополнительных ресурсов, но без структурных преобразований);
-какие формы ручного ввода информации должны быть упрощены и автоматизированы;
-какие проблемы и ошибки должны быть устранены средствами автоматизированного контроля;
-какие типы документов и отчетности внутренней и внешней вам нужны;
-достаточна ли удобна и проста система представления данных;
-достаточно ли адаптивна система формирования отчетов к потенциальным изменениям;
-являются ли средства настройки, пользовательский интерфейс достаточно простыми и универсальными, допускается  ли  взаимозаменяемость различных типов пользователей   системы; 
-как организована техподдержка системы и процесс обучения персонала; 
-насколько открыт доступ к исходному коду (!) для штатного программиста, что в перспективе можно будет модифицировать своими силами, а что потребует обращения к исполнителю;

Важность этого пункта может быть осознана слишком поздно, когда внесение малейших изменений, с которыми гораздо быстрее и лучше справится ваш админ, потребует обращения к исполнителю. Заметьте, что за каждое движение придется платить, тогда как штатный специалист будет это делать за зарплату. Помимо финансовой составляющей, есть и другой момент. Человек, который администрирует систему и решает все технические проблемы пользователей, очень хорошо понимает, что нужно отладить и усовершенствовать. Поэтому, если ваша лицензия на каком-то уровне предоставляет доступ к исходному коду, озадачьтесь, чтобы ваш админ знал (или освоил) те языки программирования, на которых система написана.

Настоятельно рекомендуем на подготовительном этапе пересмотреть должностные инструкции, если они есть, или же очень подробно прописать, если их нет. Часто эти документы носят декларативный характер, для галочки, что называется. Но если отнестись к этой теме с душой, можно открыть целый космос интересных подробностей.  

Ошибкой будет не задействовать мнение младшего кадрового состава  - диспетчеров,  операторов, кладовщиков. Это важнейший источник информации, если не требовать от них невозможного, а именно, рефлексии собственной работы. Ваша задача правильно провести опрос, выявить и типизировать проблемы и ошибки персонала, инициировать обсуждение того, как сделать работу более простой и удобной.

Итак, на подготовительном этапе полезно сделать следующее:

Прописать подробный алгоритм действий для каждого сотрудника, посмотреть как осуществляется контроль за его действиями, как распределена нагрузка на персонал.

Определить место сотрудника в общей коммуникативно-информационной модели (с кем он взаимодействует, какого рода информацию и от кого он получает, как он ее обрабатывает и куда передает, какую документацию он формирует).

Допустим, информация от поставщика приходит сначала в офис, менеджер вовремя не передает ее на склад, поскольку занят другими делами, в результате, невозможно вовремя спланировать действия. Казалось бы, что может быть проще, чем отправить информацию непосредственно лицу, от которого зависит оперативное принятие решения. Но вот десятки таких минизадержек, коммуникативных петель на пути передачи и обработки  информации дают на выходе довольно серьезный простой. Это временные, финансовые, наконец, репутационные потери.  

Выявить и устранить все коммуникативные петли, внедрить упрощенную модель на организационном уровне, проверить ее на работоспособность.

Типизировать  все ошибки персонала. Провести качественный и количественный анализ претензий к различным логистическим службам, работе склада в целом, опросить клиентов на предмет удовлетворенности сервисом. Атрибутировать ответственность.      

Определить типы отчетов, которые действительно нужны и полезны, приучить сотрудников систематически работать с ними еще до внедрения системы.

Все нужные организационные и поведенческие схемы к моменту практического внедрения уже должны работать. Не будем забывать, что люди склонны пользоваться пусть даже неэффективными, но уже давно сложившимися и понятными схемами. Отсюда вывод, необходим строгий дисциплинарный контроль на период выработки  правильного стереотипа. Когда ваши сотрудники будут мыслить и действовать определенным образом – согласно общей концептуальной модели, которую вы закладываете в основу вашей системы, то на этапе внедрения все технологические и программные средства будут мгновенно освоены, а не восприняты в штыки. 

Следует иметь в виду, что основной этап проектирования системы осуществляется в голове. Как заверяют философы, кто правильно сформулировал проблему, тот наполовину ее решил. Для вас самого как руководителя проекта должно быть понятно, что вы хотите получить на выходе, хотя бы в главных чертах. Тогда вы cможете точно артикулировать свои ожидания и получить ответ исполнителя, какие из этих ожиданий технологически и  программно реализуемы.

Другие статьи: